Privatlivspolitik for Kortkassen
Version 2026-10-19
Kortkassen lader medlemmer af en forening vise foreningens debetkort som stregkode på telefonen, når de handler for foreningen. Her står præcis, hvilke oplysninger Kortkassen gemmer om dig, hvorfor, hvem der kan se dem, og hvornår de slettes.
Hvem er ansvarlig
Den forening, der har givet dig adgang til Kortkassen, er dataansvarlig for oplysningerne om dig. Har du adgang i flere foreninger, er hver forening ansvarlig for oplysningerne om din brug hos netop den.
Søren Glasius driver Kortkassen og behandler oplysningerne på foreningernes vegne som databehandler. Kontakt: soeren@glasius.dk.
Hvad Kortkassen gemmer, og hvorfor
| Oplysning | Kommer fra | Hvorfor |
|---|---|---|
| Navn og mailadresse | Foreningens administrator, når du får adgang | For at give dig adgang og sende dig login-links og beskeder |
| Telefonnummer, hvis det er oplyst | Foreningens administrator | Kun til login-links på sms. Sms bruges ikke i øjeblikket. |
| Dit medlemskab: forening, rolle (medlem, læser eller administrator), hvornår det begyndte og sluttede, og hvem der gav og fjernede adgangen | Foreningens administratorer | For at styre, hvem der må bruge kortet, og kunne se, hvem der har givet adgangen |
| Rolle-adresse, hvis din post har en: en fælles mailadresse som kasserer@forening.dk | Foreningens administratorer, kun for læsere og administratorer | Så foreningens beskeder til posten går til postens egen postkasse. Den kan ikke bruges til at logge ind. |
| Hver gang du viser kortet: tidspunkt, kort, formål, forventet beløb og eventuelt datoen for arrangementet | Dig, når du viser kortet | Så foreningen kan følge med i brugen af kortet og dokumentere indkøbene over for sin revision |
| Samtidig din IP-adresse og din browsers identifikation (user agent) | Din telefon eller computer, automatisk | For at kunne opklare misbrug. De vises ikke for nogen i foreningen og er ikke med i udtræk. |
| Afstemning: linjer fra fakturaerne for kortets køb, hvilke visninger de hører til, noter, og hvem der afstemte | Foreningens administratorer | Så kassereren kan afstemme kortets køb med fakturaerne |
| Login-links: hvornår du bad om et, og fra hvilken IP-adresse. Selve linket gemmes kun som et fingeraftryk, der ikke kan bruges. | Dig, når du beder om et link | For at linket kun virker én gang, og for at begrænse forsøg på misbrug |
| Adgangsnøgler: nøglens offentlige del, det navn du giver den, hvornår den blev oprettet og sidst brugt, og oplysninger om nøglens type. Dit fingeraftryk eller ansigt forlader aldrig din enhed. | Din enhed, når du opretter en adgangsnøgle | Så du kan logge ind uden at vente på en mail, og så administrationen er beskyttet |
| Hændelseslog: hvem der hentede visningsloggen som regneark, slettede en fakturalinje, fortrød en afstemning, ændrede foreningens navn eller en rolle-adresse, og hvornår | Automatisk, når en administrator gør det | Så foreningens egne administratorer også kan kontrolleres |
| Hvornår du accepterede disse vilkår og denne politik, og hvilken version | Dig | For at kunne vise, at du er blevet orienteret |
Kortkassen gemmer ikke stregkoden, du viser ved kassen. Den har dit navn og tidspunktet som vandmærke og bliver lavet, idet den vises. Kortets nummer gemmes krypteret.
Hvem kan se oplysningerne
- Foreningens administratorer og læsere, for eksempel formand og kasserer, kan se navne, medlemskaber, alle visninger med formål og beløb, og afstemningen. De kan hente visningerne som regneark.
- Beskeder fra Kortkassen går til din login-adresse, eller til din posts rolle-adresse, hvis den har en. Login-links går altid til login-adressen.
- De får hver mandag en mail med ugens visninger: hvem der har vist kortet, hvor tit, for hvilket beløb, og visninger med et uklart formål.
- Administratorerne får en mail, når nogen får, mister eller skifter adgang, og når en adgangsnøgle bliver tilføjet eller fjernet. Du får selv besked om dine adgangsnøgler.
- Andre medlemmer kan ikke se dine visninger.
- Driften kan teknisk se alle oplysninger, men bruger dem kun til at drive Kortkassen.
Oplysningerne bliver ikke givet videre til andre og bliver ikke brugt til markedsføring. Kortkassen har ingen statistik, sporing eller reklamer.
Leverandører
Driften bruger disse leverandører som underdatabehandlere. Alle oplysninger bliver i EU.
- Hetzner Online GmbH, Tyskland: serveren, der kører Kortkassen, står i Nürnberg i Tyskland, og sikkerhedskopierne står i Helsinki i Finland.
- Brevo (Sendinblue SAS), Frankrig: sender mails med login-links og beskeder.
Kortkassen sender ikke sms i øjeblikket. Bliver det slået til, opdateres denne politik, og du bliver bedt om at acceptere den igen.
Grundlaget
Foreningen behandler oplysningerne, fordi den har en berettiget interesse i at styre og kontrollere brugen af sit indkøbskort og i at kunne dokumentere indkøbene over for sin revision (databeskyttelsesforordningen, artikel 6, stk. 1, litra f).
Hvor længe oplysningerne gemmes
- Visninger af kortet slettes to år efter visningen, med IP-adresse, browserens identifikation, formål og beløb. Afstemningen af dem og fakturalinjerne slettes med dem.
- Hændelsesloggen slettes to år efter hver hændelse.
- Et medlemskab slettes to år efter, det sluttede, altså efter adgangen blev fjernet eller udløb, med en eventuel rolle-adresse.
- Navn, mailadresse, telefonnummer og adgangsnøgler slettes, når du ikke har noget medlemskab tilbage i nogen forening. Senest to år efter dit sidste medlemskab sluttede.
- Login-links slettes et døgn efter, de udløb.
To år giver foreningen tid til at få sit regnskab revideret. Sletningen sker automatisk hver nat.
Kortkassen er ikke foreningens regnskab. Skal visningerne bruges i regnskabet eller gemmes i mere end to år, for eksempel fordi de regler, der gælder for foreningen, kræver det, er det foreningens kasserer og administratorer, der har ansvaret for at hente dem som regneark, før de to år er gået. Fakturaer og andre bilag opbevarer foreningen selv.
Sikkerhedskopierne tages hver sjette time og gemmes i 30 dage, så slettede oplysninger kan findes i dem i op til 30 dage. De tekniske logfiler indeholder ikke navne, mailadresser eller IP-adresser og slettes løbende.
Cookies
Kortkassen bruger én cookie, kortkassen, som holder dig logget ind. Den er nødvendig for, at
Kortkassen virker, og forsvinder, når du logger ud, eller når du ikke har brugt Kortkassen i 14 dage. Der er ingen
andre cookies.
Sikkerhed
Al trafik er krypteret med HTTPS. Kortets nummer er krypteret i databasen. Der er ingen adgangskoder: du logger ind med et link, der virker én gang, eller med en adgangsnøgle. Administrationen kræver en adgangsnøgle.
Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i oplysningerne om dig, få forkerte oplysninger rettet, få oplysninger slettet, få behandlingen begrænset, gøre indsigelse og få dine oplysninger udleveret. Henvend dig til din forenings administratorer, eller til driften på soeren@glasius.dk. Oplysninger, som foreningen skal bruge til sin revision, kan ikke altid slettes, før de to år er gået.
Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.
Ændringer
Ændres politikken væsentligt, får den en ny version, og du bliver bedt om at acceptere den igen, næste gang du bruger Kortkassen.