Databehandleraftale for Kortkassen

Version 2026-10-20

1. Parterne

• Den dataansvarlige: den forening, der bruger Kortkassen, herefter "foreningen".
• Databehandleren: Søren Glasius, soeren@glasius.dk, der driver Kortkassen, herefter "driften".

Aftalen opfylder databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3. Den gælder, så længe driften behandler personoplysninger for foreningen i Kortkassen.

2. Hvad driften behandler

• Formål: at lade foreningens medlemmer vise foreningens indkøbskort som stregkode på telefonen, og at lade foreningens administratorer og læsere styre adgangen, følge brugen af kortet og afstemme den med fakturaerne.
• De registrerede: de personer, foreningen giver adgang til Kortkassen: medlemmer, læsere og administratorer.
• Oplysningerne: navn, mailadresse, eventuelt telefonnummer, medlemskaber og roller, rolle-adresser, visninger af kortet med tidspunkt, formål og eventuelt beløb, IP-adresse og browserens identifikation, afstemning, login-links, adgangsnøgler og hændelseslog. Den fulde liste står i privatlivspolitikken.
• Der behandles ikke CPR-numre eller følsomme oplysninger. Kortets nummer er foreningens, ikke en persons.

3. Instruks

Driften behandler kun oplysningerne efter foreningens instruks. Instruksen er denne aftale og det, foreningens administratorer gør i Kortkassen. Driften bruger ikke oplysningerne til egne formål, giver dem ikke videre og bruger dem ikke til markedsføring. Mener driften, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, siger driften det straks til foreningen.

4. Fortrolighed

Kun de personer, der driver Kortkassen, har teknisk adgang til oplysningerne, og kun i det omfang, driften kræver det. De har tavshedspligt.

5. Sikkerhed

Driften beskytter oplysningerne efter databeskyttelsesforordningens artikel 32, blandt andet sådan:

• Al trafik er krypteret med HTTPS, og kortets nummer er krypteret i databasen.
• Der er ingen adgangskoder. Man logger ind med et link, der virker én gang, eller med en adgangsnøgle, og administrationen kræver en adgangsnøgle.
• Hver forenings oplysninger holdes adskilt fra de andre foreningers, og en adgang, foreningen fjerner, holder op med at virke med det samme.
• Visninger af kortet og hændelsesloggen kan ikke ændres eller slettes i Kortkassen, før de udløber.
• Der tages sikkerhedskopier hver sjette time. De gemmes i 30 dage.
• Alle oplysninger bliver i EU.

6. Underdatabehandlere

Foreningen giver driften generel tilladelse til at bruge underdatabehandlere. De nuværende står i bilag 1. Driften varsler foreningens administratorer mindst 30 dage, før en underdatabehandler kommer til eller bliver skiftet ud. Foreningen kan gøre indsigelse og opsige aftalen, før ændringen træder i kraft. Driften pålægger hver underdatabehandler de samme forpligtelser som i denne aftale og hæfter over for foreningen for, at de bliver overholdt.

7. Overførsel uden for EU

Oplysningerne overføres ikke til lande uden for EU og EØS. Skal det ske, kræver det en ny version af aftalen.

8. Hjælp til foreningen

• Driften hjælper foreningen med at svare på henvendelser fra de registrerede, for eksempel om indsigt, rettelse eller sletning. Foreningens administratorer kan selv se oplysningerne og hente visningerne som regneark.
• Driften hjælper foreningen med sikkerhed, anmeldelse af brud og eventuelle konsekvensanalyser efter databeskyttelsesforordningens artikel 32 til 36, i det omfang det angår Kortkassen.
• Henvender en registreret sig til driften, sender driften henvendelsen videre til foreningen.

9. Brud på persondatasikkerheden

Opdager driften et brud på sikkerheden, der angår foreningens oplysninger, giver driften foreningens administratorer besked uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at driften er blevet opmærksom på det. Beskeden siger, hvad der er sket, hvilke oplysninger og hvor mange personer det angår, og hvad driften gør ved det, så foreningen kan anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer, hvis det skal anmeldes.

10. Sletning

• Mens aftalen gælder, sletter Kortkassen selv oplysningerne efter de frister, der står i privatlivspolitikken. Visninger og hændelser slettes to år efter, de skete.
• Når aftalen slutter, kan foreningens administratorer hente visningerne som regneark, indtil driften lukker foreningens adgang. Driften sletter derefter alle foreningens oplysninger inden 30 dage, og sletningen er ude af sikkerhedskopierne 30 dage senere. Driften bekræfter sletningen på mail.
• Kortkassen er ikke foreningens regnskab. Det er foreningens ansvar at hente de oplysninger, den skal gemme længere, før de bliver slettet.

11. Kontrol

Driften giver foreningen de oplysninger, der skal til for at vise, at aftalen bliver overholdt, og svarer på foreningens spørgsmål om behandlingen. Foreningen, eller en revisor den udpeger, kan efter aftale kontrollere det. Hver part betaler sine egne omkostninger.

12. Foreningens ansvar

• Foreningen sørger for, at den har grundlag for at behandle oplysningerne, og at kun de rigtige personer har adgang.
• Foreningen oplyser sine medlemmer om, at den bruger Kortkassen. Privatlivspolitikken gør det for dem, der logger ind. Foreningen kan bruge teksten under "Forening" i administrationen i sin egen privatlivspolitik.

13. Tjenesten og ansvar

• Kortkassen er gratis for foreningen. Skal den koste penge, kræver det en ny aftale, som varsles mindst tre måneder før.
• Driften gør sit bedste for, at Kortkassen virker, men lover ikke, at den altid er tilgængelig.
• Driften er ikke ansvarlig over for foreningen for tab, der skyldes, at Kortkassen ikke virker, at oplysninger går tabt, eller at kortet bliver brugt forkert, medmindre driften har handlet forsætligt eller groft uagtsomt. Driften er aldrig ansvarlig for indirekte tab.
• Hver part er ansvarlig efter databeskyttelsesforordningens artikel 82. Aftalen begrænser ikke de registreredes rettigheder.

14. Varighed og opsigelse

• Foreningen kan opsige aftalen når som helst ved at skrive til soeren@glasius.dk.
• Driften kan opsige aftalen med tre måneders varsel til foreningens administratorer, eller straks, hvis foreningen væsentligt misligholder den.
• Punkt 10 om sletning gælder, også efter aftalen er slut.

15. Ændringer

Ændres aftalen, får den en ny version. Foreningens administratorer bliver bedt om at indgå den igen, før de kan bruge administrationen. Ændringer, der giver foreningen færre rettigheder, varsles mindst 30 dage før.

16. Indgåelse og lovvalg

Aftalen indgås, når en administrator accepterer den i Kortkassen på foreningens vegne. Administratoren bekræfter at have tegningsret for foreningen eller bestyrelsens fuldmagt til at indgå den. Kortkassen gemmer, hvem der accepterede, hvornår og hvilken version. Aftalen følger dansk ret.

Bilag 1. Underdatabehandlere

Kortkassen sender ikke sms. Bliver det slået til, kommer leverandøren af sms på listen efter punkt 6.